Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach Art. 13 DSGVO

Teil I gibt Ihnen allgemeine Informationen über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch uns und die Rechte, die Sie als von der Verarbeitung betroffene Person haben. Unter Teil II informieren wir Sie darüber, wann Sie der Verarbeitung Ihrer Daten durch uns widersprechen können.

Teil I: Allgemeine Informationen über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

RWS Cateringservice GmbH, Gebäude 33
Am Alten Flughafen 1
04356 Leipzig
Telefon: 0341/ 561067-0
Telefax: 0341/ 561067-25
E-Mail: info@rws-cateringservice.de

2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Rechtsanwalt Jan Marschner
Markt 9
04109 Leipzig
Telefon: 0341 / 2618 9373
E-Mail: jm@datenschutzbeauftragter-leipzig.de

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zur Anmeldung der Teilnahme des Essenteilnehmers an der Speisenversorgung, zur Speisenbestellung/ Speisenlieferung, zur Erstellung von Sonderkost, zur Bezahlung des Kassierungsbetrages (ggf. mit Abrechnung eines Zuschusses gegenüber der Behörde sowie zum vorübergehenden Ausschluss von Teilnehmern an der Speisenversorgung für den Fall, dass diese wiederholt ihrer Pflicht zur Zahlung nicht nachgekommen sind (=Sperrung).
Zudem verarbeiten wir personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Ein solches berechtigtes Interesse besteht bei der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, bei der Durchführung der Zahlungsverarbeitung über externe Dienstleister, bei der Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens.
Schließlich verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir als Unternehmen unterliegen, erforderlich ist. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören u. a. z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen.
Sofern wir nicht für die Essensausgabe zuständig sind, können Empfänger der Sie betreffenden personenbezogenen Daten – soweit dies für die Essensausgabe erforderlich ist – die hiermit betrauten Personen sein. Soweit die Speiseversorgung von der zuständigen Kommune für Bildung und Teilhabe bezuschusst wird, erhält die Kommune die für die Abrechnung erforderlichen Daten. Unabhängig davon sind die beim Rechnungsausgleich involvierten Banken Empfänger der Zahlungsdaten.
In Ausnahmefällen können auch Berufsgeheimnisträger (insb. Steuerberater, Rechtsanwälte) und Behörden Empfänger Ihrer Daten sein.

5. Dauer der Speicherung und Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt zunächst für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie bis zur Erfüllung aller gegenseitigen Verpflichtungen. Soweit aufbewahrungspflichtige Vorgänge/Belege bestehen, erfolgt zur Erfüllung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 Handelsgesetzbuch bzw. § 147 Abgabenordnung) grds. eine Speicherung von bis zu 10 Jahren, wobei die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem der Vorgang stattgefunden hat bzw. Beleg entstanden ist.
Zum Nachweis der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften kann zudem eine Speicherung von drei Jahren erfolgen. Die Dauer resultiert aus der Verjährungsfrist im deutschen Ordnungswidrigkeitenrecht (§ 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG). Die Frist beginnt mit der Handlung bzw. wenn die Handlungspflicht geendet hat oder ihr nachgekommen wurde.

6. Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet worden sein, steht Ihnen gemäß Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Nach Art. 20 DSGVO können Sie bei Daten, die auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrages mit Ihnen automatisiert verarbeitet werden, das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen. Diese Rechte können gegenüber uns unter der oben in der Rubrik „Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen“ genannten Adresse geltend gemacht werden. Wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl zu beschweren (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Hierzu gehört auch die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Sächsischer Datenschutzbeauftragter, https://saechsdsb.de

7. Freiwilligkeit oder Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Begründung und Durchführung des Vertrages erforderlich. Ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten müssen wir in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen oder können einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen bzw. müssen diesen beenden.

Teil II: Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.